Как правильно отправлять коммерческое предложение по e-mail?






Хорошее коммерческое предложение способно многое изменить в бизнесе, но чтобы оно сработало, его необходимо написать и вручить. Пока что не будем рассматривать нюансы написания, а сосредоточимся на отправке коммерческого предложения.

В этой статье рассмотрим исключительно вариант отправки через e-mail. Вариант личного вручения рассматривается в другом материале.

 

Спам как двигатель бизнеса

 

В бизнес-среде есть определенные рамки, которые касаются электронной почты. Одно из подобных правил звучит так: отправка письма рекламного характера, которое не ждут, недопустима. В Рунете достаточно распространен спам коммерческими предложениями. Покупается база e-mail-адресов компаний, делается общее предложение и рассылается.

Ни один хороший бизнес не будет полагаться на спам, поэтому о подобной процедуре необходимо забыть сразу. Важно понимать, что такая процедура берет числом, а не качеством. Средняя конверсия спама данного вида составляет в районе 1–2 %. В зависимости от стараний и сферы деятельности, процент может отличаться, но суть неизменна.

Чем еще плох подобный вид отправки писем?

Вы не можете знать, кто сидит на другой стороне и читает ваше письмо. Чаще всего это секретарь или обученный сотрудник. Естественно, будет стоять фильтр по коммерческим предложениям. Поставьте себя на место данного сотрудника. Вы решились бы показать шефу безымянное письмо с каким-то предложением о сотрудничестве? Если и решились, то это вряд ли повторили бы снова.

Из все этого вытекает простое правило. Не стоит уподобляться спамерам. Поэтому стоит забыть про холодные и безымянные коммерческие предложения. Необходимо отправлять или теплые, или горячие.

 

kak-pravilno-otpravlyat-kommercheskoe-predlozhenie

 

Подготовка к отправке предложения

 

Перед тем, как отправить коммерческое предложение, необходимо провести переговоры. Чаще всего это холодные звонки. Во время звонка необходимо узнать различную информацию для коммерческого предложения, чтобы сделать его эффективнее. Обычно в скрипт звонка встраиваются эти вопросы в хорошо воспринимаемой форме.

Список того, что необходимо выяснить во время переговоров:

  1. Какие ваши товары или услуги будут интересны клиенту? (Не нужно предлагать ему весь прайс, необходимо сделать акцент на самом главном.)
  2. Что важно для клиента при выборе партнера?
  3. Нуждается ли клиент в дополнительной информации, которую стоило бы отразить в предложении или приложить отдельно?

В зависимости от ситуации, вопросов может становиться больше. Но эти 3 очень важны.

Важное замечание: предложение должно быть в формате .pdf. Не стоит отправлять в .doc или .docx, потому что на разных компьютерах с разными версиями все оформление может исказиться, не говоря уже о других причинах.

Также коммерческое предложение должно отправляться от лица, которое говорило с потенциальным клиентом. Это позволит избежать ситуации, когда с клиентом говорила Елена, а отправляется оно от Игоря. Сразу возникают непонятные нюансы и неловкости. Нельзя их допустить.

 

3 нюанса в самом письме

 

Необходимую подготовку провели, осталось отправить письмо с предложением. Есть еще 3 пункта, которые стоит обсудить.

Тема письма

Если клиент ждет от вас коммерческое предложение, это не значит, что сделка у вас в кармане. Пока не будет получена оплата, весь процесс необходимо четко вести и контролировать. Одной из таких мелочей может стать тема письма.

Иногда она вообще не заполняется, что крайне недопустимо. В других случаях пишется заезженная фраза «Коммерческое предложение». Ее стоит избегать. Оптимально будет указать нечто нейтральное, вида «Предложение о сотрудничестве по тема_КП», «Запрашиваемая информация по тема_КП».

Файл коммерческого предложения

Документ в .pdf вкладывается как вложение к письму. Существуют варианты оформления предложения в теле письма через HTML. На мой взгляд это излишнее. Отдаю предпочтение отдельному документу.

Существует еще способ отправки текста коммерческого предложения в формате картинки. Не рекомендую так делать. Основная причина в том, что просмотрщик картинок есть на любом устройстве, а программа для чтения .pdf иногда якобы может отсутствовать.

Текст-сопровождение

Так называемое сопроводительное письмо. Назвать его таковым достаточно сложно, но это понятие целиком подходит. Тему заполнили, файл прикрепили, осталось написать небольшой текст для сопровождения предложения.

Отсутствие такого текста является частой ошибкой при отправке коммерческих предложений. Или пишется слишком много текста, стараясь рассказать о самом предложении, или слишком мало.

О написании сопроводительного письма для коммерческого предложения мы поговорили в отдельной статье.

 

kommercheskoe-predlozhenie

 

А ваши контактные данные?

 

В завершении хочется упомянуть про использование подписи к письму. Особенно это касается отправки коммерческих предложений. Не забывайте в самом конце приписать контактные данные, по которым можно связаться с отправителем письма. Чаще всего клиентов интересует номер телефона.

Несмотря на то, что вся контактная информация человека может быть в коммерческом предложении, имеет смысл ее повторить в подписи. В большинстве случаев указываются контакты всей компании, что не совсем удобно для быстрого контакта.

Это еще одна причина, почему письмо должно быть отправлено от конкретного человека. Иначе получится, что предложение от компании, и письмо с предложением также от компании. А с кем тогда вести диалог?

 

Эта первая статья рубрики посвященной коммерческим предложениям. Постепенно будем заполнять и ее тоже. Приходите снова. Будет интересно и крайне полезно.

 

А каких правил вы придерживаетесь при отправке коммерческих предложений?

 

По материалам http://kaplunoff.ru/.





Рейтинг: 1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (5,00 из 5)
Загрузка...
  1. Olkezay
    28 декабря 2015 г. в 20:24

    Львиная доля коммерческих предложений сегодня отправляется по e-mail. Особенно это актуально для компаний, которые оказывают услуги и реализуют продукцию без привязки к конкретной территории.

    Ответить
  2. KatyZayka
    29 декабря 2015 г. в 16:22

    Более того, открытие приложенного файла – это лишнее движение, и его лучше избежать. Выход – разместить коммерческое предложение в теле e-mail письма.

    Ответить
  3. Oksancus
    1 января 2016 г. в 5:17

    И да, отправляйте своё коммерческое предложение в формате PDF-документа. Единственно исключение когда вы разрабатываете фирменный html-шаблон для последующих рассылок.

    Ответить
  4. Elena
    28 сентября 2016 г. в 18:15

    Спасибо за полезную информацию! Использовала все ценные советы, составила КП, только вот попробовала сделать Html письмо, и уже начала отсылать по адресам (при этом постоянно требовалось вводить капчу), только вот Яндекс меня заблокировал, якобы за спам, на день. Так вот теперь не знаю — как теперь вообще отправлять письмо? Может вы подскажите, какой почтовый сервис не блокирует? Заранее благодарю.

    Ответить
    • Александр Кругляков
      28 сентября 2016 г. в 19:24

      Елена, скорее всего у Яндекса стоит определенный лимит на количество сообщений. По-моему, около 20 штук в день можете отправить, а потом временный бан будет. Т. е. или подстраиваться под лимит, или пробовать другие сервисы. Можете другую почту от того же Яндекс использовать дополнительно (если, к примеру, используете корпоративный адрес). Чередовать по дням (день один, день другой). В теории должно немного ослаблять фильтр.

      Отмечу, что меня никогда не просили капчу вводить.

      Но если даже 20 писем не дает отправить, значит к HTML может придирается или содержимое слишком спамное для фильтров.

      Другие сервисы не тестировались, поэтому помочь не сможем.

      И опять-таки, решает все равно количество писем. Это отличает допустимую рассылку КП и явный спам.

      Ответить

Оставить комментарий