Как написать благодарственное письмо?






Благодарственное письмо — характерное отличие хорошего бизнеса от отличного. Если вы не знаете, что такое благодарственные письма или не используете их — вы узнаете, почему необходимо прямо сейчас начать писать такие письма.

Благодарственное письмо составляется для благодарности компании или конкретного лица за оказанные действия или услуги. Принято считать, что это элемент серьезного бизнеса. Поэтому существует стереотип, что частным лицам или маленьким компаниям не стоит писать благодарственные письма.

Но обо всем по порядку.

 

Кто и кому должен писать благодарственные письма?

 

Вас никто не может заставить их писать. Но моя рекомендация достаточно простая:

  • Вы оказываете услуги — значит необходимо писать своим заказчикам
  • Вы продаете товары — пишите ключевым (оптовым) клиентам
  • Вам кто-то (лицо, организация, государство) оказал необходимую помощь — поблагодарите за это

За каждое значимое дело имеет смысл благодарить. Это не просто банальная вежливость, это ваш внутренний переход на другой уровень. Если вы благодарите людей, они станут относиться к вам лучше, а со временем все окружение вокруг вас изменится к лучшему. Или вам нравится жить в негативе?

Первое время писать благодарственные письма может оказаться достаточно сложно и долго. Но, как и в копирайтинге, с опытом писать их становится все легче и легче.

Неужели необходимо за каждый заказ писать благодарственное письмо? Может выглядеть глупо, но давайте я отвечу на этот вопрос немного позднее.

 

Kak-napisat-blagodarstvennoe-pismo

 

Структура благодарственного письма

 

Сейчас мы не будет разбирать как составить эффективное и приятное благодарственное письмо, но общие моменты разобрать необходимо.

Важное замечание. Благодарственное письмо — это не продающий текст. Не нужно навязчиво продавать что-то вашему клиенту снова.

Ваша задача:

  • Поблагодарить клиента
  • Показать, что вам важно с ним было работать
  • Вы также надеетесь, что это ваш не последний контакт и он обратится к вам снова

Из каких блоков состоит такое письмо?

Бизнес-вариант

Делается обычно на фирменном бланке и отсылается через почту или курьером.

  1. Шапка документа. Необязательный вариант, но иногда может понадобиться. В нем указывается информация о компании и человеке, которому пишется письмо.
  2. Обращение. Благодарственное письмо должно быть личным (как хотите, но узнайте имя), поэтому начинается с обращения к человеку, которому вы пишите.
  3. Текст письма. Собственно, указываете за что вы благодарите человека. Традиционно начинается с фраз вида: «большое спасибо», «позвольте поблагодарить вас», «выражаем благодарность» и т. п.
  4. Подпись. Указываете кто благодарит и ставите подпись.

Упрощенный бизнес-вариант для Интернета

Необязательно быть компанией с фирменными бланками, чтобы благодарить клиентов. Даже обычный фрилансер должен выражать благодарность (к слову, о разнице команд/компаний и частных лиц).

В Интернете есть электронная почта, поэтому всегда можно поблагодарить клиента через нее.

  1. Тема письма. Если вы закончили работать с клиентом только что, скорее всего, он и так откроет ваше письмо. Но бывают исключения, поэтому тему письма лучше написать простую, вида: «Спасибо, Владимир!», «Благодарю Вас, Владимир!».
  2. Текст письма. Чтобы не повторять тему можно начать текст несколько иначе, но суть все та же. Благодарите клиента. Рассказываете за что.
  3. Подпись. Подпись свою, конечно, поставить прямо в письме не получится, но подписать своей фамилией в конце стоит. Это придает более серьезный эффект и показывает, что это не обычный e-mail.

 

Конкретные случаи для использования благодарственных писем

 

Вариантов может быть масса, но давайте разберем бизнес-случаи, когда вы можете написать такое письмо.

  • Заказ услуг
  • Покупка
  • Регистрация
  • Отзыв или мнение
  • Рекомендация

Это далеко не полный список, но суть его проста — действие для вас должно быть значимо. Не имеет смысл писать благодарственное письмо клиенту, который купил у вас товар с одностраничника за 250 рублей. Таких клиентов у вас каждый день может быть десяток и вряд ли он оценит ваше письмо. Да, он может порекомендовать вас после этого друзьям, но стоит ли оно того?

Необязательно вы должны получить какую-то прибыль от человека, чтобы благодарить его. Вас или ваш бизнес мог публично похвалить один из главных специалистов по вашей деятельности. Письмо будет отличным способом выразить свою благодарность и завязать приятные отношения.

Тут и подбираемся к продающей составляющей благодарственного письма.

 

kak-napisat-blagodarnost

 

Что можно предложить клиенту в письме?

 

Продавать в письме не нужно, но вы можете стимулировать клиента персональной скидкой на второй заказ или подарком. Важно показать, что эта скидка только для него и вы не раздаете их всем подряд.

Какой может быть подарок?

К примеру, бутылка коньяка. Думаете шучу? Я на полном серьезе. Сделать подарок — элемент сотрудничества с вашими клиентами. Кто-то отправляет открытки всем своим клиентам каждый месяц и пишет в них: «Вы мне нравитесь!». Кто-то поздравляет с днем рождения небольшими подарками… Вариантов множество. О них мы говорим в статье о благодарственном подарке.

А если вам нужен более простой подарок? К примеру, вы разрабатываете дизайн сайтов. Когда сдаете проект, вы прикладываете один вариант. Его одобряют. На следующий день вы пишите благодарственное письмо и прикладываете второй вариант дизайна.

Интересно? Еще как. Можно предложить выбрать сразу один из двух, а можно преподнести это как подарок.

С копирайтерами аналогично. Вам заказали рекламное письмо для партнеров. Вы можете одно сдать, а одно предложить как подарок. В процессе работы все равно появляется несколько черновиков. Небольшие усилия и вы сделаете безумно приятно вашему клиенту. А тестирование уже поможет определить, какое работает лучше.

 

Какие особенности благодарственного письма?

 

Персонализация. Выше я уже указывала, что письмо должно быть личным и только личным. Не имеет смысла писать всей компании (конечно, если это не обычная формальность).

Отсутствие шаблонности. Вы можете приготовить шаблоны текстов, это упростит написание писем. Но самое главное, чтобы в этих шаблонах отсутствовала шаблонность мышления.

Не нужно начинать письмо с «Уважаемый Владимир Николаевич»… Вообще словно «уважаемый» ассоциируется с безумной шаблонностью, поэтому стоит избегать его использования. Покажите свои эмоции, это будет куда полезнее скачанного шаблона письма.

 

Несмотря на отсутствие прямого копирайтинга в этих текстах, наш Центр занимается ими также. Мы предлагаем вам создание коллекции шаблонов писем для разных вариантов вашего бизнеса. Вам останется лишь вставить имя клиента и отправить благодарственное письмо.

 

А как вы благодарите ваших клиентов за сотрудничество?





Рейтинг: 1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (4,90 из 5)
Загрузка...

Оставить комментарий